Digitalisierung der Verwaltung

Grundsicherung im Alter, Hilfe zur Pflege, Eingliederungshilfe, Hilfe zum Lebensunterhalt — in Freiburg gibt es für diese Leistungen inzwischen digitale Wege. Doch im Amt kommt der Onlineantrag nicht automatisch im richtigen Format und im richtigen System an. Bei Neuanträgen "müssen die Daten vom Sachbearbeitenden in das Fachverfahren eingetragen werden", bestätigt die Stadt. Die Schnittstellen der großen Programme, die in Baden-Württemberg genutzt werden, übernehmen aktuell "nur wenige Grunddaten". Eine automatische Übertragung wurde zwar getestet, doch sie ist teuer und braucht Fachleute, die sie betreuen.

Das ist kein Einzelfall. Viele Landkreise beschreiben die Lücke auf Kontext-Anfrage fast wortgleich, eine "durchgängig medienbruchfreie, vollständig digitale Antragstellung" sei noch nicht flächendeckend umgesetzt. Auch die Anbieter verweisen auf Grenzen, die nicht allein in ihrer Software liegen: Daten können nur dann automatisch übernommen werden, wenn Schnittstellen passen, Standards eingehalten werden und Behörden auf nötige Register zugreifen dürfen, etwa bei Einkommensdaten.

Wenn der Onlineantrag im Amt stecken bleibt

Das Versprechen der digitalen Verwaltung ist seit Jahren dasselbe: weniger Kopien, weniger doppelte Angaben, weniger Abtippen im Amt. Um diesem Ziel näherzukommen, haben sich die baden-württembergischen Landkreise im November 2024 auf eine gemeinsame Linie verständigt: Sie haben sich auf das "Vorhaben zur Vereinheitlichung der IT-Fachverfahren in den Sozialbereichen" geeinigt, "flächendeckend" in allen Landkreisen. Beteiligt sind auch der Städtetag, der Kommunalverband für Jugend und Soziales und Komm.ONE, der kommunale IT-Dienstleister des Landes.

"IT-Fachverfahren" sind die Programme, mit denen Sozial- und Jugendämter ihre Arbeit machen. Dort entstehen Fallakten, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Fristen und Statistiken. Dort liegen sensible Informationen über Armut, Krankheit, Pflege, Flucht, Familie und Kinderschutz. Was in diesen Systemen stockt, kann für Betroffene schnell sehr konkret werden: ein später Bescheid, eine Zahlung, die auf sich warten lässt, ein Nachweis, der noch einmal angefordert wird.

An dieser Stelle setzt die Vereinheitlichung an: nicht beim Onlineformular allein, sondern bei den Systemen, in denen anschließend gearbeitet wird. Wenn weniger unterschiedliche Programme nebeneinander laufen, so die Hoffnung, könnten Gesetzesänderungen, Datenmeldungen, Schulungen und Schnittstellen einfacher werden.

44 Kreise, viele Verfahren

Der Landkreistag will so der heutigen Zersplitterung begegnen. In einem Kontext vorliegenden Rundschreiben heißt es, die Land- und Stadtkreise hätten "viele unterschiedliche IT-Fachverfahren im Einsatz". Datenmeldungen liefen über "administrativ aufwendige und langsame manuelle Prozesse", Schnittstellen müssten meist für alle 44 Stadt- und Landkreise einzeln gebaut werden. Ein einheitlicheres System soll vor allem Sozialhilfe, Jugendhilfe und Eingliederungshilfe betreffen: weniger Sonderlösungen, schnellere Updates, bessere Daten. Auch beim Städtetag Baden-Württemberg hofft man auf "größtmögliche Synergieeffekte".

Bislang bestimmen die einzelnen Verwaltungen selbst, welche Software sie nutzen. Viele beschreiben ihre bestehenden Lösungen trotz Schnittstellenproblemen als funktionierend. In Freiburg seien die Erfahrungen trotz allem "gut", in Ulm liefen alle Fachanwendungen "zuverlässig", Tübingen meldet, "es funktioniert gut", Rottweil spricht von "hoher Akzeptanz". Manche Kommunen haben gerade erst umgestellt: In Karlsruhe wurde die aktuelle Software im Sozialen Dienst erst im vergangenen Jahr eingeführt. Die Ausgangslage ist in jedem Kreis anders – und damit auch der Wunsch nach Veränderung.

Warum gemeinsame Standards oft wichtiger sein können als eine einzige Software, zeigt Heidelberg. Die Stadt beschreibt nicht nur ein Softwareproblem, sondern ein Behördenproblem. Jugendhilfe, Schule, Migration, Medizin, Krankenhilfe und Arbeitsverwaltung arbeiten mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und eigenen Programmen. Bei Migration seien Bund, Land, Kliniken, Krankenkassen, Ausländerbehörden, Schulämter und Jugendämter beteiligt. "All diese Akteure arbeiten mit eigenen Software-Lösungen. Diese sind jedoch nicht aufeinander abgestimmt."

Politischer Beschluss, offener Auftrag

Eine Schlüsselrolle soll dabei Komm.ONE spielen, der kommunale IT-Dienstleister des Landes. Der Landkreistag nennt ihn als zentralen Partner für Betrieb und technische Umsetzung; auch bei Fragen zu Ausschreibung, Pilotierung und Datenmigration verweist er an das kommunale Rechenzentrum. Gerade deshalb fällt die Antwort von Komm.ONE auf Anfrage auf: Ein formelles Gesamtprojekt zur Vereinheitlichung sei dort derzeit nicht bekannt, ein entsprechendes Mandat habe man nicht erhalten. Auch eine Pflicht, eine bestimmte Software über Komm.ONE abzunehmen, bestehe nicht.

Während der Auftrag also noch offen wirkt, ist der Konflikt auf dem Markt längst da. "Der Markt für kommunale Fachverfahren ist seit Jahren von wenigen spezialisierten Anbietern geprägt", erklärt der Städtetag auf Anfrage. Vor allem Prosoz aus Herten und Lämmerzahl aus Dortmund dominieren den kleinen Markt. Mit der "Konzentration auf einen Anbieter" hoffe man auf mehr Einfluss: Städte und Landkreise könnten ihre Anforderungen gebündelter durchsetzen. Doch diese Konzentration kann auch neue Abhängigkeiten schaffen. Der Städtetag selbst warnt davor, dass Daten oder Prozesse dann nicht einfach zwischen Systemen gewechselt werden könnten. Es brauche "offene, standardisierte und verbindliche Schnittstellen".

Prosoz weist den Vorwurf dauerhafter Abhängigkeit zurück. Die Daten gehörten nicht dem Anbieter, sondern den Kommunen. Diese könnten über ihre Daten verfügen und sie bei einem Anbieterwechsel migrieren lassen; bei Cloud-Leistungen verweist das Unternehmen zudem auf Vorgaben des europäischen Data Acts.

Die Lämmerzahl GmbH, selbst Anbieter und Konkurrent von Prosoz, greift das Projekt scharf an. Die Dortmunder Firma schreibt, sie sehe die Vereinheitlichung von Fachverfahren "höchst kritisch". Sie schwäche den Wettbewerb zwischen den Softwareanbietern und berge "mehr Risiken als Nutzen". In Überlegungen zur Vereinheitlichung sei Lämmerzahl nicht eingebunden worden. Man habe von Kund:innen von dem Beschluss erfahren. Zudem erhebt Lämmerzahl den Vorwurf: "Es entsteht bei uns auch hier der Eindruck, dass gerne private und leistungsfähigere Marktteilnehmer ausgeschlossen werden, um politische Entscheidungen leichter durchsetzen zu können."

Lämmerzahl ist nicht neutral, immerhin verdient die Firma selbst an Sozialamtssoftware. Doch ihre Kritik trifft eine offene Stelle im Verfahren. Denn parallel zu den Vereinheitlichungsplänen gibt es bereits einen Rahmenvertrag zwischen Komm.ONE und Prosoz. Prosoz verweist darauf, über ein EU-weites Vergabeverfahren der Komm.ONE den Zuschlag erhalten zu haben und als Lieferant bei Komm.ONE gelistet zu sein. Lämmerzahl kritisiert, daraus dürfe keine landesweite Festlegung auf Prosoz abgeleitet werden. Der Rahmenvertrag sei nicht ausreichend darauf geprüft worden, ob er für eine landesweite Lösung tauge; eine solche Vereinheitlichung sei in der damaligen Ausschreibung "in keiner Weise erwähnt" gewesen. Eine Produktentscheidung für eine landesweite Vereinheitlichung bestätigt Komm.ONE jedoch nicht.

Eine weitere offene Frage ist die Zukunft der Prosoz-Software selbst. Prosoz arbeitet an NEO, einer neuen Produktgeneration, die bestehende Programme nach und nach ablösen soll. Prosoz nennt für die Einführung keinen konkreten Termin. Die neue Produktgeneration soll bestehende Programme "sukzessive" ablösen; zunächst werde die Kinder- und Jugendhilfe komplettiert, Sozialhilfe und Eingliederungshilfe sollen folgen. Der Umstieg ist kein einfaches Update: NEO sei eine Neuentwicklung, ein verbindlicher Migrationspfad bestehe nicht. Welche Daten übernommen werden können, hänge vom jeweiligen Projekt und von der Qualität der vorhandenen Daten ab.

Die Grenzen der Einheitslösung

Dass die Kritik nicht nur von Lämmerzahl kommt, zeigt ein weiteres Schreiben an verschiedene Ministerien, das Kontext vorliegt. Mehrere konkurrierende Softwarefirmen — darunter Lämmerzahl und Prosoz — befürworten gemeinsame Standards und Schnittstellen, wenden sich aber "entschieden gegen eine verpflichtende Vereinheitlichung der Fachverfahren". Auch der Deutsche Landkreistag formuliert auf Bundesebene vorsichtiger: einheitliche digitale Infrastruktur ja, "undifferenzierte Vereinheitlichung" nein.

Die Kosten einer Umstellung bleiben schwer greifbar. Der Landkreistag nennt keine landesweite Gesamtsumme. Pforzheim beziffert mehrere Programme in fünf Jahren auf rund 1,2 Millionen Euro, der Landkreis Karlsruhe nennt fast 1,5 Millionen Euro für Betrieb, Wartung und Support plus gut 224.000 Euro für zusätzliche Lizenzen. Heidelberg rechnet allein für ein Kita-Kommunikations- und Verwaltungstool mit rund 720.000 Euro. Prosoz nennt als wichtigen Kostentreiber einer Umstellung die "vollumfängliche Übernahme von Daten einschließlich der Historien".

Baden-Württemberg will Ordnung in eine gewachsene Softwarelandschaft bringen. Das kann vieles erleichtern. Es kann aber auch bedeuten, funktionierende Systeme abzulösen und neue Abhängigkeiten zu schaffen. Der digitale Antrag ist nur der sichtbare Anfang. Ob die Arbeit dahinter wirklich weniger wird, entscheidet sich in den Fachverfahren — dort, wo heute noch Daten nachgetragen werden.